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Delegieren bedeutet: Entscheidungsgewalt abgeben und die Mitarbeiter/innen selbstständig an der Aufgabe arbeiten lassen. Damit gehört das Delegieren zu den zentralen Aufgaben einer Führungskraft, vor allem, wenn sie einer oder mehreren weiteren Leitungsebenen vorsteht. Es ist aber auch für Mitarbeiter/innen, die des Öfteren Aufgaben an Kolleg/innen weitergeben, interessant. Wir beantworten die drei wichtigsten Fragen rund um’s Thema.

 

Warum soll ich delegieren?

Aufgaben weiterzuleiten bedeutet einerseits Entlastung für die delegierende Person. Sie gewinnt Zeit und erhöht somit auch die Qualität ihrer Arbeit, weil sie sich auf spezifische Aufgaben, z.B. auf der Führungsebene, konzentrieren kann. Aber auch die delegierte Person erhält die Chance, ihren Verantwortungsbereich auszubauen und an neuen, herausfordernden Aufgaben zu wachsen. Die Arbeit wird nicht nur interessanter und abwechslungsreicher, sondern sie erfahren damit auch regelmäßig eine Wertschätzung und Bestätigung ihrer Arbeit – die beste Basis für eine eigenständige und motivierte Arbeitsweise.

 

Was sollte ich beachten?

Es gibt einige Punkte, die bei der Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter/innen berücksichtigt werden sollten und die einen reibungslosen Arbeitsablauf unterstützen. Wir haben die vier wichtigsten Kniffe für Sie zusammengefasst:

1. Einwände des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin ernst nehmen

Eine Aufgabe von verschiedenen Gesichtspunkten aus zu betrachten fördert ihre ganzheitliche Lösung. Hat die delegierte Person Fragen oder Bedenken, ist es deshalb nicht unbedingt sinnvoll, sie zu ignorieren – egal, ob die Zeit knapp ist oder die Einwände für den/die Delegierende/n nicht nachvollziehbar sind. In der Folge schwindet das Interesse an der Aufgabe und die Motivation, ein gutes Arbeitsergebnis zu erreichen, weil er oder sie sich nicht ernst genommen fühlt.

Stattdessen: Einwand aufgreifen, genauer nachhaken und lösungsorientiert hinterfragen. Außerdem (körper-)sprachliche Signale wie z.B. Anspannung oder fragende Blicke aufnehmen und nach dem Grund erkundigen. Gemeinsam kann so eine zielgerichtete Lösung für die Aufgabenvereinbarung gefunden werden.

2. Wirklich delegieren, nicht nur anweisen

Delegieren bedeutet, dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin weiterführende Verantwortung und Entscheidungsgewalt zu übertragen. Dazu ist es wichtig, gemeinsam eine Übereinkunft über (Teil-)Ziele, (Teil-)Aufgaben, Termine, Formate, Voraussetzungen, Prioritäten, Kapazitäten, Hintergründe und Kontrollen zu treffen. Delegieren geht über einfache Handlungsaufforderungen, die keine Diskussion dulden, hinaus.

3. Die Voraussetzungen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin berücksichtigen

Wie erfahren ist der/die Mitarbeiter/in? Welche Qualifikationen besitzt er/sie? Hat er/sie die nötige Entscheidungskompetenz? Darf er/sie über Budget verfügen und wenn ja, über wie viel? All das sind Fragen, die im Vorhinein zu klären sind und die berücksichtigt werden müssen, damit der/die Mitarbeitende die Erwartungen auch erfüllen kann.

4. Laufen lassen, aber Kontrolle nicht vergessen

Sind Vereinbarungen getroffen und Befugnisse zugewiesen, sollte der/die Mitarbeiter/in selbstständig arbeiten. Für Führungskräfte ist es oft eine harte Geduldsprobe, auf (Zwischen-)Ergebnisse zu warten und nicht vorher einzugreifen. Gerade dafür wurde die Aufgabe aber delegiert. Trotzdem ist es wichtig, zu vereinbarten Terminen zu prüfen und nachzuverfolgen, ob die festgelegten Ergebnisse tatsächlich erreicht wurden und welche Arbeitsabläufe dorthin geführt haben. Hier ist also der Mix entscheidend – und die Klarstellung, dass die Führungskraft bei auftretenden Problemen jederzeit verfügbar ist.

 

Welche Aufgaben kann ich delegieren – und welche nicht?

Es gibt vier Aufgabentypen, die besonders prädestiniert dafür sind, delegiert zu werden. Routineaufgaben gehören zum Berufsalltag und oft gibt es Arbeitspläne, die alle notwendigen Informationen enthalten. Spezialistenaufgaben fallen dann an, wenn besonderes Wissen zur Lösung notwendig ist. Gerade hier ist es nicht notwendig, dass die Führungskraft dieses Wissen selbst besitzt. Sie muss nur wissen, wie und an wen sie es delegiert. Zusatzaufgaben können im Rahmen von Projekten, bei der Organisation verschiedenster Veranstaltungen oder in vielen weiteren Fällen auftreten und auch kurzfristig delegiert werden. Natürlich gibt es zuletzt auch Aufgaben, die Führungskräfte selbst ungern erledigen, die ihre Mitarbeiter/innen aber gerne übernehmen. Das können beispielsweise die Vorbereitung und Durchführung eines Workshops oder die Betreuung eines Gastes sein.

Alle Aufgaben, die mit der Funktion einer Führungskraft zusammenhängen, die strategischer Bedeutung sind oder vertrauliche Inhalte aufweisen, sollten dagegen bei der Führungskraft selbst bleiben.

 

Die vierte wichtige Frage lautet: Welche Erfahrungen haben Sie bei der Delegation von Aufgaben gemacht? Diese können wir selbst nicht beantworten und freuen uns deshalb, wenn Sie uns von Ihren Eindrücken berichten: Welche Herausforderungen sehen Sie persönlich beim Delegieren und was ist Ihnen bei der Entgegennahme von Aufgaben besonders im Gedächtnis geblieben?

 

 

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